CNV kiest organisatiebreed voor Piramide als parnter

Inleiding
Het Christelijk Nationaal Vakverbond (CNV) heeft na een lang en gedegen selectietraject gekozen voor Piramide als partner om hun organisatiebrede BondsRelatieSysteem te ontwikkelen en te implementeren. Daarna werd begonnen aan de implementatie van het door Piramide ontwikkelde organisatiebrede BondsRelatieSysteem. De ontwikkelings-fase werd op 30 oktober 2007 afgesloten en per 1 november 2007 werd gestart met de implementatie-fase met als resultaat dat op 1 juli 2008 de eerste bond operationeel ging. Nu, december 2009 zijn dat al zeven bonden. 

Het waarom
Binnen het Christelijk Nationaal Vakverbond (CNV) staan bij de aangesloten bonden en de overkoepelende Vakcentrale de leden centraal en daarmee dus ook de ledenadministraties bij de uitvoering van de werkzaamheden. Vanuit verschillende invalshoeken is het voor de CNV-organisatie van toenemend belang dat de afzonderlijke ledenadministraties goed op elkaar worden afgestemd en dat er (betere) mogelijkheden gecreëerd worden voor gegevensuitwisseling en de integratie van werkprocessen.

Aangezien bij de bonden en Vakcentrale thans verschillende geautomatiseerde systemen in gebruik zijn, wilde het Algemeen Bestuur van het CNV komen tot één systeem voor alle bonden en de Vakcentrale: gemeenschappelijk ontwikkeld, gemeenschappelijk onderhouden, maar decentraal geëxploiteerd. Dat laatste werd later omgezet in centrale plaatsing van het systeem, maar met decentraal vullen en onderhouden.

De CNV-organisatie
Het CNV is een invloedrijke werknemersorganisatie en behartigt de belangen van de ruim 360.000 bij hen aangesloten leden op het gebied van werk en inkomen. Er zijn 11 vakbonden en in elke bedrijfstak is een CNV-bond actief op gebieden als CAO-overleg, rechtspositieregelingen of individuele problemen rond werk, salaris, ontslag, veiligheid op het werk, uitkeringen of pensioenen. Iedere bond is een vereniging en heeft dus haar eigen leden en eigen vormen van dienstverlening. Zij verrichten allerlei activiteiten, zoals collectieve en individuele belangenbehartiging, voorlichting en training. De meeste bonden hebben een hoofdkantoor en daarnaast een aantal regionale kantoren; in totaal gaat het om circa 30 kantoren. De Vakcentrale-CNV is er voor de overkoepelende aktiviteiten en zij overlegt met politiek, overheid en centrale werkgeversorganisaties. Daarnaast voert zij enkele centrale diensten uit. Zij vormt hierbij een platform van de aangesloten bonden en functioneert dus niet als een soort holding of moedermaatschappij.

De behoefte aan een nieuw systeem
Momenteel heeft nog iedere bond en de Vakcentrale een eigen administratiesysteem dat in meer of mindere mate toegesneden is op ieders specifieke situatie. Hoewel er grote overeenkomsten zijn tussen de bonden, zijn er natuurlijk ook significante verschillen. Die ledenadministraties van de verschillende aangesloten bonden en Vakcentrale moesten goed op elkaar afgestemd worden om te voorkomen dat gegevensuitwisseling en de integratie van werkprocessen gehinderd worden door technische belemmeringen. Daarom heeft het Algemeen Bestuur van het CNV besloten te streven naar één Ledenadministratiesysteem. Uitgangspunt daarbij is dat iedere bond minimaal hetzelfde moet kunnen als in de huidige situatie. De term Ledenadministratie moet overigens ruimer gelezen worden en meer als Bedrijfs Informatie Systeem, want de beoogde functionaliteit gaat beslist veel verder dan het administreren van leden alleen.

Wat er in het nieuwe systeem zit
Om alle genoemde taken van de bonden naar behoren te kunnen verrichten, moeten zij beschikken over een geautomatiseerd systeem dat niet alleen een ledenadministratie is, maar ook het beheer ondersteunt van andere typen relaties als cursisten, werkgevers, kaderleden. Naast ledenadministratie bevat het systeem voorzieningen voor de administraties van contributies, cursussen en trainingen, kaderleden en stakingen, alsmede de mogelijkheid tot dossiervorming, want van iedere relatie moet een dossier bijgehouden kunnen worden met alle contacten die er met die relatie geweest zijn. Daarnaast ondersteunt het systeem bij marketingactiviteiten en vormt het voor de medewerkers een kennisbank. Verder zijn er aansluitingen naar financiële systemen en dergelijke. Voor de activiteiten van de Vakcentrale alsmede de diensten die bij haar beschikbaar zijn voor de leden van alle bonden, maakt ook de Vakcentrale gebruik van ledengegevens. Tevens geeft zij de bonden inzicht met betrekking tot de door haar aan hun leden verleende diensten. Daarnaast heeft de Vakcentrale natuurlijk ook haar eigen andersoortige relaties.

Waarom de keuze voor Piramide
Het CNV vormde indertijd een stuurgroep en enkele werkgroepen. Eén van die werkgroepen stelde het programma van eisen op voor het gewenste nieuwe BondsRelatieSysteem. In een lang en gedegen selectietraject werd uit een reeks van mogelijke leveranciers een klein groepje geselecteerd waarmede diepgaande verkenningen zijn uitgevoerd. Uiteindelijk werd voor Piramide gekozen omdat zij de meest optimale oplossing wist te bieden. Piramide heeft al een lange ervaring binnen CNV, onder andere doordat zij eerder voor de Hout- en Bouwbond CNV een Leden Informatie Systeem ontwikkelde, onderhouden heeft en nog steeds uitbouwt, alsmede een Leden Uitwisseling Systeem voor de Vakcentrale realiseerde.

Verloop van het project
Het project bestaat ruwweg uit een drietal stappen:

1. implementatievoorbereiding
2. ontwerp en bouw
3. implementatie middels uitrol inclusief conversie van bestaande gegevens

Stap1: Implementatievoorbereiding
In stap 1 zijn alle bonden, de Vakcentrale en het voor een aantal bonden werkende gemeenschappelijk CNV-Info bezocht. Er is gekeken met welke systemen thans gewerkt wordt en hoe, wat goed is aan die huidige systemen en wat er nog aan ontbreekt, welke gegevens daar thans in zitten en of die redelijk te converteren zijn naar het nieuwe systeem, welke aandachtspunten er zijn om rekening mee te houden bij de ontwikkeling van het nieuwe Bonds Relatie Systeem en de gegevensconversies. Deze stap is al weer een flinke tijd terug afgerond.

Stap 2: Ontwerp en bouw en stap 3: De uitrol inclusief conversie van bestaande gegevens
In stap 2, die ondertussen gereed is, werd bepaald wat de systeemarchitectuur en "look and feel" van het nieuwe systeem moest zijn. Hiervoor werd een prototype gemaakt van het nieuwe systeem met browser-interface en daarna getoond zodat de user-interactie qua scherm-layout en mogelijkheden voor zoeken, sorteren, printen, exporteren en andere zaken kon worden afgestemd. Daarna is door CNV en Piramide hard gewerkt aan de nadere detaillering van de gewenste functionaliteit in een functioneel en technisch ontwerp. Vervolgens is Piramide gaan bouwen en CNV procedures gaan opstellen en testen. Gezien de complexiteit was dit proces niet gemakkelijk. Immers de te creëren oplossing moest hanteerbaar zijn bij alle bonden, de Vakcentrale en CNV-Info. Het moest voorzien in alle situaties die toch behoorlijk per bond (en zelfs daarbinnen) kunnen verschillen. Het moest voldoen bij alle soorten van gebruik binnen een bond vanuit de hoofdkantoren en eventuele district- of bijkantoren, maar ook bij de Vakcentrale plus CNV-Info over de bonden heen. De organisatie stond echter niet stil en ontwikkelde zich tijdens het project verder. Zo zijn de Bedrijvenbond en CNV-info, de Onderwijsbond en de Vakcentrale met Jongerenbond samen naar een nieuw gebouw gegaan. Bovendien is het idee van decentraal exploiteren losgelaten en omgezet in centrale plaatsing van het systeem in hosting, maar nog wel met decentraal vullen en onderhouden door de bonden en Vakcentrale. Natuurlijk kwamen er door al die zaken verassingen naar boven, welke bijstelling van ontwerp, programmatuur, testsets en procedures nodig maakten.
Daarnaast liep er een aantal parallel trajecten. Zoals onder andere:

• De gegevensconversie van de eerste bond welke operationeel zal gaan en inmiddels ook van de volgende bonden
• Het door Piramide vervaardigen van opleidingsmateriaal middels e-learning
• Het leren hanteren door CNV van business intelligence tools teneinde zelf management rapportages te kunnen maken en waarvoor Piramide een tussenlaag naar de database heeft gemaakt
• Het door CNV op orde brengen van technische infrastructuur
• De definitieve bepaling van in te zetten hardware met de vorm en omvang van communicatie en synchronisatie

Status in december 2009

• Op 30 oktober 2007 werd weer een mijlpaal bereikt en wel dat alle modules met functionaliteit formeel werden opgeleverd voor finale test en acceptatie. Dat betekende dat toen de eerste bond en CNV-Info begonnen zijn met de daadwerkelijke implementatie.
• Maar we hadden nóg een paar mijlpalen te gaan, zoals: de definitieve conversie bij de eerste bond met operationeel gaan, de module Marketing verder uitbouwen, de proef - en definitieve conversies van de andere bonden en Vakcentrale, en tot slot het moment dat de andere bonden en Vakcentrale operationele gaan. Op dat moment is er maar één gemeenschappelijk systeem, waarin een volledig klantbeeld beschikbaar is op elke lokatie.
• Op 1 juli 2008 ging de eerste bond (CNV Bedrijvenbond) operationeel met het nieuwe systeem. Kort daarna kon de conversievoorbereiding bij andere bonden starten (CNV Hout- en Bouw, CNV Onderwijsbond, CNV Jongerenorganisatie, CNV Dienstenbond, CNV Publieke Zaak) en CNV Vakcentrale.
• Medio december 2008 ging de CNV Jongerenorganisatie operationeel.
• Eind januari 2009 volgde CNV Hout en Bouw.
• Op 22 juni 2009 volgde CNV Publieke Zaak.
• Op 31 augustus 2009 volgde ook CNV Onderwijs.
• En op 1 november 2009 ging ook CNV Dienstenbond.
• Tot slot ging op 7 december 2009 de CNV Vakcentrale operationeel. 
• De samenvoegingsactiviteiten voor een te vormen fusiebond CNV Vakmensen zijn inmiddels gestart.